Les réflexes comptables à adopter dès la création de votre entreprise

Identifier les règles comptables applicables à votre entreprise

Dès son immatriculation, une entreprise doit mettre en place une organisation comptable adaptée à sa forme juridique, à son activité et à son régime fiscal. Les obligations ne sont pas les mêmes pour une micro-entreprise, une entreprise individuelle au régime réel ou une société commerciale.

Le premier réflexe consiste donc à vérifier :

• la forme de l’entreprise : entreprise individuelle, EURL, SARL, SASU, SAS, etc. ;
• le régime fiscal : micro, réel simplifié ou réel normal ;
• le régime de TVA : franchise en base, régime réel simplifié ou régime réel normal ;
• la date de début effective de l’activité et la date de clôture du premier exercice.

Une entreprise nouvellement créée ne doit pas attendre sa première déclaration fiscale pour organiser ses documents. La comptabilité sert également à suivre la trésorerie, mesurer la rentabilité et justifier les opérations réalisées.

Émettre des factures conformes et conserver les justificatifs

Toute vente de biens ou prestation de services à un professionnel doit être facturée. La facture doit notamment comporter une date, un numéro unique suivant une séquence chronologique et continue, l’identité du vendeur et du client, la désignation des produits ou services, les montants hors taxes et toutes taxes comprises ainsi que les conditions de règlement.

Selon la situation de l’entreprise, elle doit aussi mentionner le numéro de TVA intracommunautaire, le taux de TVA applicable ou la mention relative à la franchise en base. Une facture erronée peut entraîner des difficultés de recouvrement, de TVA ou de contrôle fiscal.

Les pièces justificatives doivent être conservées avec méthode :

• factures clients et fournisseurs ;
• relevés bancaires et justificatifs de frais ;
• notes de restaurant, déplacements et achats professionnels ;
• contrats, tableaux d’amortissement et documents sociaux.

Les factures et pièces justificatives comptables sont généralement conservées pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice, conformément aux règles rappelées par l’administration et le service public.

Tenir les livres comptables obligatoires

Les entreprises soumises à une comptabilité commerciale doivent enregistrer leurs opérations de manière chronologique et disposer de documents comptables fiables. Les principaux livres sont le livre-journal, qui retrace les mouvements comptables, et le grand livre, qui regroupe les opérations par compte.

À la clôture de l’exercice, les comptes doivent permettre d’établir un bilan, un compte de résultat et, selon le régime applicable, une annexe. Les écritures doivent être appuyées par des justificatifs et il est interdit de modifier ou de supprimer une écriture sans respecter les procédures de correction comptable.

Les entreprises relevant du régime micro disposent d’obligations allégées. Elles doivent notamment tenir un livre des recettes encaissées. Les activités de vente de marchandises, d’objets, de denrées à emporter ou à consommer sur place et certaines prestations d’hébergement nécessitent également un registre des achats.

Surveiller la TVA et les premières déclarations

La TVA constitue l’un des principaux points de vigilance au démarrage. Une entreprise en franchise en base ne facture pas la TVA et doit faire figurer sur ses factures la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Elle ne récupère pas non plus la TVA sur ses achats.

À l’inverse, une entreprise assujettie doit :

• facturer la TVA au bon taux ;
• comptabiliser la TVA collectée et la TVA déductible ;
• déposer ses déclarations dans les délais ;
• payer le solde éventuel à l’administration fiscale.

Le régime de TVA peut évoluer lorsque le chiffre d’affaires franchit certains seuils. Il est donc important de suivre régulièrement le chiffre d’affaires cumulé et non uniquement les encaissements du dernier mois. Une mauvaise anticipation peut conduire à facturer la TVA trop tard ou à déposer une déclaration hors délai.

Préparer la clôture du premier exercice

Le premier exercice comptable peut durer moins ou plus de douze mois, dans la limite habituelle de vingt-quatre mois pour une première clôture. La date choisie doit être cohérente avec l’activité : une entreprise saisonnière peut, par exemple, choisir une date permettant de clôturer après sa période forte.

Avant la clôture, il faut notamment vérifier :

• les factures clients non encore encaissées ;
• les factures fournisseurs reçues ou restant à recevoir ;
• les stocks et travaux en cours ;
• les immobilisations et leurs amortissements ;
• les dettes fiscales et sociales ;
• les rapprochements entre la comptabilité et les relevés bancaires.

Pour une société commerciale, les comptes annuels sont soumis à l’approbation des associés dans les six mois suivant la clôture. Leur dépôt au greffe intervient ensuite dans le mois suivant l’approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt électronique, sauf règles particulières.

Mettre en place une organisation fiable dès le premier jour

Une bonne organisation réduit les erreurs et facilite les déclarations. Il est recommandé de séparer les dépenses personnelles et professionnelles, même lorsque la loi ne l’impose pas immédiatement. Un compte bancaire dédié peut également clarifier les flux et simplifier le suivi de trésorerie.

Le dirigeant peut adopter une routine simple :

1. classer ou numériser chaque justificatif dès sa réception ;
2. rapprocher régulièrement les écritures avec le compte bancaire ;
3. suivre les factures impayées et les échéances fiscales ;
4. contrôler la TVA avant chaque déclaration ;
5. échanger périodiquement avec un expert-comptable lorsque la situation le justifie.

Le recours à un cabinet comme JCE Bagnols permet notamment de sécuriser le paramétrage comptable, les déclarations et les premières décisions de gestion, tout en conservant une vision claire des obligations du chef d’entreprise.

FAQ sur les obligations comptables au démarrage

Une micro-entreprise doit-elle tenir une comptabilité complète ?
Non. Elle bénéficie d’obligations simplifiées, mais doit tenir au minimum un livre des recettes et, dans certaines activités, un registre des achats. Elle doit également conserver ses justificatifs et déclarer son chiffre d’affaires.

Faut-il un expert-comptable pour créer une entreprise ?
Non, le recours à un expert-comptable n’est pas systématiquement obligatoire. Il peut toutefois être utile pour choisir le régime fiscal, organiser les pièces, sécuriser la TVA et produire les comptes annuels d’une société.

Quand faut-il commencer la comptabilité ?
Dès la première opération professionnelle : achat, vente, encaissement, paiement ou engagement. Attendre la fin de l’exercice rend la reconstitution des opérations plus difficile et augmente le risque d’oubli.

Quel est le risque en cas de retard ou d’absence de comptabilité ?
L’entreprise peut subir des pénalités fiscales, des intérêts de retard, un rejet de certaines charges ou des difficultés lors d’un contrôle. Pour une société, l’absence de comptes réguliers peut également engager la responsabilité du dirigeant.